2.1 La comunicación Escrita
La comunicación Interna. El acta. La circular. El Informe. El memorando.
La comunicación Externa. Los medios de comunicación. Los servicios telegráficos.
LA COMUNICACION INTERNA:
La comunicación escrita, a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral.
La primera escritura, fue la cuneiforme o pictográfica con símbolos que representaban objetos
"la comunicacion interna"
La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido
"el acta"
El Acta es un escrito que tiene como fin esencial dejar constancia de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, asamblea o reunión.
Es usual en la actividad empresarial y aun entre los miembros de una agrupación, sindicato, asociación, organización u otro colectivo, en cuyas sesiones quieren dejar testimonio de todo lo ahí abordado.
La redacción del Acta corresponde al Secretario del organismo respectivo, quien deberá elaborar primero una minuta o síntesis de la reunión sobre la base de la agenda u orden del día. Después desarrollara las ideas o conceptos en forma completa y adecuada
ejemplo:
En la Ciudad de México, siendo las 8:40 horas, del día 10 de septiembre de 2010, en las oficinas del área de Recursos Humanos de la Empresa Ejemplo de S.A. de C.V., ubicada en el domicilio de Calle Sauzales #10, Col. La Paz, Deleg. Xoxchimilco, 01020, México, D.F. se reunen los señores Juanito de la Rosa Sánchez, quien ocupa el puesto de Gerente de Relaciones Públicas, María del Mar Ramírez Sánchez, quien ocupa el puesto de Auxiliar de Medios, Isela Rosas Díaz quien ocupa el puesto de Gerente de Recursos Humanos y Sergio del Río Pérez como Secretario de Conflictos del Sindicato, con la finalidad de investigar los hechos que se suscitaron el día 9 de septiembre del año en curso a las 13:50 horas en relación con el trabajador María del Mar Ramírez Sánchez quien ocupa el puesto de Coordinador de Medios.-------------
El Sr. Juanito de la Rosa Sánchez declara que:(se describen los hechos tal y como ocurrieron señalando hora, fecha, lugar y descripción detallada.)------------------------------------------------------------
La Sra. María del Mar Ramírez Sánchez declara que: (se describen los hechos tal y como ocurrieron señalando hora, fecha, lugar y descripción detallada.)------------------------------------------------------
Habiéndose hecho del conocimiento de los participantes la razón de la reunión y el levantamiento de la presente acta con la siguiente sanción (se describe la sanción que procede con base en la trascendencia del hecho ocurrido y lo estipulado en el Código de Conducta y/o Reglamento Interior de Trabajo de la Empresa) para (se pone el nombre del empleado sancionado) y con las declaraciones anteriores se da por concluida la presenta acta y se firma de conformidad por los particpantes en ella:----------------------------
(Nombre, firma y puesto de los participantes).
"la circular"
es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa".La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales
"ejemplo"
Circular (Modelo A):
UNIVERSIDAD DEL VALLE
CIRCULAR
20 de septiembre del 2008
A: Personal Docente.
Se les cita hoy a las 5:00 p.m. en el Auditorio de la Universidad a la Reunión Evaluativa correspondiente al primer semestre lectivo.
Se les espera puntualmente.
LA RECTORIA
Circular (Modelo B):
UNIVERSIDAD DEL VALLE
CIRCULAR
20 de septiembre del 2008
A: Profesores y Alumnos
Se les invita hoy a las 5:00 p.m. al Auditorio de la Universidad a una Asamblea General en la que se informara sobre las actividades relacionadas con la SEMANA DE LA PATRIA.
"el informe"
Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
"ejemplo"
INFORME DE CONSEJO
De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administración de la Cía. de Telecomunicaciones, S.A., con fecha 16 de julio de , se llevó a cabo la Junta de Consejo 18, con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos, concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:
1.- A partir del lo. de enero del año próximo se incrementará el capital social de la empresa en $11,000,000.00 (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.), para la construcción de una nueva planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro., con una aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.
2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno, Jal., no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la manufactura de aparatos de telefonía celular, teniéndose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal, lo cual ha incrementado el costo de fabricación, motivo por lo que, se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Naucalpan, Edo. de México, cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias de Producción y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima junta del lo. de septiembre próximo.
La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo día, habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.
España, Madrid., a 3 de Diciembre de 2009.
"el memorando"
El memorando es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
"ejemplo"
DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
Memorándum
Para:
Mauricio del Moral , Director General
De:
Luz María Durán
Asunto:
Reunión de Ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas
Y aquí otro ejemplo de memorándum:
México, D. F. a ___ de ______ de _____.
Lic. Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente
Le comunico que durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República Mexicana, por lo que, deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito.
Atentamente
El Gerente de Planta Suroeste
Ing. Armando Astudillo Ruiz
LA COMUNICACION EXTERNA:
La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación
"los medios de comunicacion"
Los medios de comunicación son instrumentos en constante evolución. Muy probablemente la primera forma de comunicarse entre humanos fue la de los signos y señales empleados en la prehistoria
"ejemplo"
"los servicios telegraficos"
su micion es ofreser servicios de comunicacion y financieros basicos cpn especial atencion al medio rural y popular urbano mava construtuir una nacion desarrollada
"ejemplo"
2.2 Elaboración de Documentos
Acuerdo. Notificación. Ley. Decreto. Edicto. Reglamento. Instructivo o Manual de Procedimiento. Dictamen. Convocatoria. Orden del Día. Correo Electrónico. Giros. El Correo. Señalización. Mensajería
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